Por conta do avanço tecnológico, cada vez mais as empresas podem contar com diversos elementos que auxiliam no gerenciamento do seu negócio. Dentre eles, podemos citar o Sistema de gestão e Planilha de controle

Apesar de existirem vários elementos disponíveis, nem todos suprem a necessidade de gerenciamento da empresa de forma completa e/ou isolada.

Por isso, conhecer adequadamente cada modelo é importante para que a empresa possa utilizar ferramentas de gestão que contribuam para sua organização e crescimento, melhor atendendo aos fluxos e orçamentos.

Uma das partes da empresa que mais precisam contar com uma boa gestão é a parte financeira. 

Isso porque, um bom fluxo é essencial para praticamente todos os procedimentos que serão realizados dentro da empresa, sejam investimentos, melhorias ou mesmo publicidades. 

Por conta disso, neste artigo vamos falar sobre Sistema de gestão e Planilha de controle, assim como qual é a melhor ferramenta para sua empresa investir para fazer um pleno acompanhamento do caixa de sua empresa! 

Por meio dessas ferramentas, sua empresa conseguirá ter uma melhora no gerenciamento financeiro, obtendo melhores resultados no mercado. Não deixe de conferir. 

A IMPORTÂNCIA DE ORGANIZAR A GESTÃO FINANCEIRA 

Um bom gerenciamento financeiro é uma atividade essencial no ambiente empresarial. 

Independentemente do segmento, seja na área de setor do varejo, é importante que a empresa tenha uma organização financeira para saber onde é necessário investir e quais ajustes devem ser feitos no negócio.

Desse modo, uma empresa que tem uma boa gestão financeira do seu negócio:

  • Consegue equilibrar os gastos;
  • Consegue expandir com prudência;
  • Verifica se é necessário realizar novos investimentos;
  • Verifica se é necessário contratar novos funcionários;
  • Tem a facilidade de superar de forma mais adequada às crises.

Além disso, empresas que possuem uma boa gestão financeira permanecem mais tempo no mercado e conseguem obter diferencial diante de seus concorrentes. 

Por exemplo, digamos que sua empresa precisa contratar uma outra empresa dentre  fornecedores para salão de beleza

Para isso, é necessário que a empresa conheça quais são seus rendimentos, o quanto pode ser investido e qual será o retorno do investimento de cada um desses produtos. 

Não basta apenas sair contratando fornecedores sem ter o conhecimento prévio dessa gestão financeira. Isso pode fazer com que a empresa tenha dívidas e fique inadimplente no mercado. 

Por isso, existem ferramentas que auxiliam na gestão financeira da sua empresa e que são importantes para que o empreendedor consiga se organizar melhor, além de ter um amplo conhecimento sobre o seu negócio. 

PLANILHA DE CONTROLE: O QUE VOCÊ PRECISA SABER?

As planilhas de controle geralmente são utilizadas por meio do excel e podem ser utilizadas em um sistema em nuvem, ou seja, para armazenamento de dados por meio da internet. 

Esse tipo de ferramenta é essencial para quem precisa de uma organização clara do seu negócio, realizando um registro manual a partir de dados e da delimitação de categoria. 

Essa planilha pode ter um link compartilhado com outros setores da empresa, assim como alguns dados podem ser cruzados a partir de um comando manual. 

Ou seja, as vantagens no uso da planilha se dão pela organização correta e prática de dados, em diferentes categorias, com buscas no sistema online e offline. 

Além disso, outras vantagens que podem ser destacadas são:

  • Gratuidade do acesso às planilhas;
  • Praticidade na forma de organizar os dados; 
  • Alguns dados conseguem ser gerados de forma automática;
  • Consegue fornecer gráficos com os dados;
  • Os cálculos ocorrem de forma correta e automática, por meio do uso de fórmulas;
  • O empreendedor ganha tempo no processo de gerenciamento. 

Por exemplo, se o seu negócio atua na área de fibra otica gama df, é provável que sua planilha contenha uma lista com o nome dos clientes, número do documento, data do serviço e a situação desse serviço. 

Por meio de fórmulas e do conhecimento no uso do Excel é possível organizar os dados de forma ilustrativa, com variação entre as cores, de forma intuitiva. 

Já as desvantagens no uso da planilha se dão porque a maioria das ações, e até mesmo o cruzamento de dados, precisam ser feitas de forma manual. 

Ou seja, para uma empresa de grande porte, isso pode ser um problema na visualização dos resultados. 

Além disso, podem existir alguns problemas relacionados à segurança no momento de transferir alguns dados, além da ocupação de espaço das planilhas na rede. 

Apesar disso, qualquer tipo de empresa, em seus diferentes setores, como o de vendas de materiais de construção, parede baritada ou de outros móveis, podem utilizar planilhas de controle em seus setores. 

COMO FUNCIONA UM SISTEMA DE GESTÃO?

Além da planilha de controle, também existem alguns sistemas de gestão financeira, que são desenvolvidos por meio de softwares. 

Esse tipo de sistema envolve o uso de tecnologia e é importante porque conta com a inteligência artificial. 

Além disso, por meio desse sistema, o empreendedor de micro e grandes empresas, como no caso de transportadoras em ribeirão preto consegue:

  • Ter acesso ao seu sistema em nuvem;
  • Verificar seus resultados e relatórios de forma prática;
  • Acessar seus dados em outros dispositivos, como os celulares;
  • Ter os sistemas de sua empresa integrados em um só lugar;
  • Melhor visualização do negócio, tendo uma visão global;
  • Compartilhar dados pela internet de forma segura;

Com isso, o sistema de gestão é considerado uma ferramenta que contribui para a otimização do gerenciamento financeiro da empresa. 

Além disso, por meio do uso de softwares em sistemas de gestão, o empreendedor consegue automatizar algumas ações de vendas e recebimento no cartão de crédito, assim como ter um controle de quais vendas foram feitas. 

Por exemplo, sua empresa pode trabalhar com materiais da área da saúde, como é o caso da manutenção de endoscópios.

Com esse software, assim que a compra for feita, isso já é lançado automaticamente no sistema. 

É importante ressaltar também que além do uso de softwares para sistemas de gestão financeira, é possível utilizá-los para um melhor controle do estoque, processos administrativos e até mesmo para a emissão de notas. 

Outra questão importante diz respeito à personalização do software para sua empresa. 

Como cada instituição possui suas particularidades, por meio da contratação de um sistema de gestão, esse software será personalizado de acordo com as necessidades de cada empresa. 

Ou seja, assim como cada empresa possui seu endereço fiscal para abertura de empresa, sua inscrição municipal e Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, por meio do sistema de gestão é possível ter um software só para o seu negócio! 

Por isso, sua empresa terá um suporte direto com o desenvolvedor, assim que houver necessidade. 

PLANILHA DE CONTROLE X SISTEMA DE GESTÃO: DESCUBRA QUAL É O MELHOR PARA SUA EMPRESA 

Neste artigo falamos sobre a Planilha de controle e sistema de gestão, como ferramentas que podem ser utilizadas em sua empresa para uma melhora do gerenciamento financeiro. Mas, a dúvida que surge é: qual é a melhor ferramenta para o meu negócio?

Para essa dúvida, não existe somente uma resposta e sim a necessidade de conhecer qual é a melhor forma de gerenciamento para as especificidades do seu negócio. 

Por exemplo, para empresas que sentem a necessidade de automatizar os seus processos e que também são de maior porte, bem como podem investir em um sistema de gestão, essa pode ser a melhor opção para uma melhor visualização dos seus dados. 

Já empresas menores e com poucos funcionários podem controlar a parte financeira em planilhas, desde que haja uma segurança no acesso ao material, para que nenhum dado seja corrompido ou perdido. 

Outra questão comparativa entre a planilha de controle e sistema de gestão é a verificação dos clientes que estão inadimplentes.

Enquanto na planilha o empreendedor pode ter mais dificuldades em ter acesso aos dados, no sistema de gestão essa visualização fica muito melhor. Ou seja, avalie sua carteira de clientes antes de determinar qual será o seu sistema de gestão financeira. 

Além disso, o que importa é que sua empresa consiga acompanhar os avanços tecnológicos e, boa parte deles, dependem da internet e do acesso a ferramentas da rede. 

Por exemplo, se antes a ação de contratar um serviço médico era necessário contar com planos de saúde ou indicações de pessoas conhecidas, nos dias atuais, é possível  marcar consultas de diversas especialidades. Basta pesquisar por termos como valor da postectomia.

Por isso é fundamental que sua empresa acompanhe a modernidade e opte por uma ferramenta de gestão que possa otimizar sua vida financeira.

Além disso, nossa dica final vai para o treinamento da sua equipe em relação ao uso da planilha de controle ou do uso do sistema de gestão. 

É possível obter serviços de consultorias ou, até mesmo, assistir a tutoriais e materiais explicativos, para que cada ferramenta possa ser utilizada de forma correta, trazendo melhores resultados. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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